rimborsi spese

Buongiorno a tutti voi. Una srl che effettua prestazioni di servizi ha un dipendente e un responsabile tecnico (quest'ultimo non ha contratto di assunzione nè emette alcuna fattura per l'opera prestata). Chiedo se il dipendente che deve percepire dei rimborsi forfetari per trasferte fuori dal confine (77,47 € al giorno), deve percepire tali importi solo se inseriti in busta paga oppure può rilasciare all'azienda una nota spese? tale domanda nasce dal fatto che le buste paga per il 2013 sono state già elaborate.
chiedo inoltre se il responsabile tecnico (regolarmente iscritto alla camera di commercio ma senza alcun contratto di lavoro) può percepire qualche forma di rimborsi (documentati o forfetari) dietro presentazione di nota spese.
Grazie a chiunque voglia rispondere.